Consejos para ahorrar cuando se imprime en la oficina
- PYME
Lexmark ofrece una lista de diez consejos para incentivar el ahorro en la impresión en la oficina. Gartner estima que con una gestión óptima, las empresas podrían ahorrar hasta un 30 por ciento.
El creciente uso de internet y un entorno profesional cada vez más digitalizado han favorecido una tendencia en los últimos años por la que las empresas imprimen más de lo que sería estrictamente necesario, con el consiguiente aumento de los costes de impresión que esto conlleva.
Según estimaciones de la consultora Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima gestión de su parque de impresoras, podrían reducir sus costes de impresión entre un 10 y un 30 por ciento.
Encontrar la forma de controlar los costes y establecer unas pautas de impresión adecuadas se convierte en una cuestión fundamental para muchas empresas.
Por este motivo, Lexmark ha elaborado un listado con las 10 medidas que las compañías deberían adoptar para reducir sus costes de impresión de manera significativa. En primer lugar, diferenciar los documentos para uso interno y externo, si bien, en todo caso, es fundamental utilizar siempre la vista previa de impresión para evitar desperdiciar papel por errores en las impresiones.
El segundo consejo es evitar imprimir mensajes de correo electrónicos y borradores, y archivar las copias de forma electrónica. En tercer lugar, optar por cartuchos originales de alto rendimiento para evitar envíos y desperdicios innecesarios. Cuarto, reciclar separando los residuos de papel y de cartuchos, lo que contribuye a minimizar el impacto ambiental.
El quinto consejo es devolver los cartuchos vacíos al fabricante para su reciclaje responsable o para una nueva utilización. El sexto, no desactivar el modo de ahorro de energía, lo que redunda en una reducción en el consumo eléctrico.
En séptimo lugar, invertir en nuevos equipos, y, como octava clave, utilizar impresoras que permitan la liberación segura de impresión, lo que permite que las órdenes de impresión se guarden en la memoria y se lancen posteriormente todas a la vez, cuando el empleado lo decida, evitando así calentar el tóner varias veces y ahorrando energéticamente.
En noveno lugar, implantar soluciones de seguridad estableciendo cuotas de impresión, y, en décimo lugar, sustituir impresoras locales por impresoras de red. Utilizar impresoras para grupos de trabajo en lugar de impresoras de escritorio individuales puede incidir en un menor gasto en impresión, dado que el hecho de tener que levantarse o incluso la pérdida de privacidad hace que muchos empleados se lo piensen dos veces antes de imprimir documentos innecesarios. En todo caso, en el caso de contar con impresoras individuales, es conveniente desconectarlas cuando no se utilicen.
Según Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica, “muchas empresas inician su política de ahorro en impresión incluyendo un mensaje en el correo electrónico para que el receptor tome conciencia ecológica y no lo imprima si no es rigurosamente necesario. Sin embargo, si queremos realmente incentivar el ahorro en la impresión en la empresa debemos apostar por implementar una serie de hábitos organizacionales que la mayoría de las compañías no contemplan y que son vitales”.
