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La transformación digital también pasa por la digitalización documental

Jesús Cabañas, Regional Sales Manager de PFU (EMEA) Limited en Iberia

PaperStream Capture Pro es el nuevo software de captura de PFU Fujitsu, que comercializa también a través de su canal de distribución.

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La transformación digital es hoy día el axioma más repetido entre los distintos jugadores de la industria de las tecnologías de la información. Todos los sectores que la conforman beben de este mantra de una manera u otra, aunque, sin lugar a dudas, el de la digitalización documental es uno de los que lo hacen con mayor coherencia.

 

Hoy día el documento electrónico es la forma más eficiente de gestionar la información de las organizaciones, y el multifuncional es, sin duda, el dispositivo de uso más sencillo y extendido para comenzar a digitalizar. Si bien, el ecosistema de captura de información es cada vez más heterogéneo, ya que entran en liza no solo los multifuncionales, sino también los escáneres en todas sus variables, los dispositivos móviles… Además, también ha aumentado el grado de comodidad entre el usuario a la hora de intercambiar información a través del correo electrónico, y la realidad es que cada vez se escanea más y se fotocopia menos.

 

Para avanzar en el arduo proceso de la digitalización documental, sobre todo en el seno de las Administraciones Públicas, resulta fundamental que acompañe la ley. La Unión Europea se ha erigido en motor crucial para este propósito y España, en particular, ha dado pasos relevantes en este camino, principalmente a nivel legislativo, con la aprobación de leyes como la 39/2015 para el Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas o la 18/2011 (LexNET), reguladora del uso de las TIC en la Administración de Justicia. La última gran aportación a este escenario tiene que ver con la inminente llegada del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que, en resumen, está obligando a las empresas a contar con su información controlada. Una de las vías para ello es la digitalización de la información, que ha de ser entregada al usuario en las mejores condiciones para poder controlar posibles fugas.

 

Más allá del hardware

PFU (EMEA) Limited, la filial de Fujitsu especializada en digitalización documental, afirma gozar en Europa de un 45% de cuota de mercado, que “supera el 50% en España, dependiendo de si hablamos de unidades o ingresos”, afirma con rotundidad Jesús Cabañas, Regional Sales Manager en Iberia de la compañía. “Éste es un mercado que sigue creciendo, del orden del 8% según diversos analistas, y que goza de un gran potencial, sobre todo porque existe mucha ignorancia en la industria en torno a su gran relevancia”, añade.

 

El fabricante asiático ha apostado históricamente por el canal de distribución para trasladar su tecnología y conocimiento al mercado, tratando de ofrecer soluciones de valor que trasciendan del puro hardware. Una de las nuevas apuestas del fabricante asiático es el software de captura PaperStream Capture Pro, que junto a los escáneres documentales de las series fi y SP, proporciona a las empresas la posibilidad de convertir rápidamente los datos en papel en información digital valiosa. Esta solución ha sido diseñada para minimizar el esfuerzo relativo a la integración de documentos impresos en los procesos de negocio, dotándoles de mayor eficiencia operativa en todo tipo de empresas, desde pymes hasta grandes compañías y Administraciones Públicas.

 

Entre otras funcionalidades PaperStream Capture Pro hace posible la gestión de los metadatos extraídos de los documentos escaneados que, una vez verificados, se pueden emplear para indexar automáticamente los ficheros y archivarlos en la ubicación de almacenamiento back-end deseada, ya sean repositorios locales, en la nube o flujos de trabajo ECM (Enterprise Content Management) o DMS (Document Management System).