Servicios de impresión gestionados: el ahorro llega a las pymes

Las organizaciones de menor tamaño se muestran cada vez más preocupadas por el control de gastos, pero hay facetas que escapan a su control por no ser analizadas con detenimiento. Por ejemplo, ¿conoce una pyme cuál es su gasto mensual en impresión? ¿Es consciente de los ahorros que podría obtener? Hasta ahora, disponer de un equipo multifunción y olvidarse de él hasta el momento de reponer papel y suministros es una opción demasiado habitual.

La mayoría de las empresas no son totalmente conscientes de los gastos reales que implica gestionar sus equipos de impresión, copia, escaneado y fax, a pesar de que estos recursos pueden llegar a suponerles un 3% de sus ingresos.

Subcontratando estos servicios, pasando de un modelo interno de gestión de impresión y copia a un sistema de servicios de impresión gestionados las pymes podrán imprimir reduciendo hasta en un 30% sus costes. La clave es confiar en un proveedor fiable, capaz de simplificar y tomar el control de su entorno de impresión y copia y que se haga cargo del mantenimiento de los equipos, contribuyendo a un ajuste presupuestario fruto de identificar a los usuarios y atribuyéndoles permisos para imprimir en función de las necesidades de su puesto.

Además, también es fundamentar confiar en un proveedor que ofrezca servicios para gestionar todos los equipos de impresión de una forma más eficaz y rebajar el consumo de energía, el gasto de consumibles –como la tinta o el tóner– y los residuos contaminantes.

Pero más allá de estos ahorros visibles, sobresale uno de valor incalculable: el tiempo. Gracias a los servicios de impresión gestionados, el departamento de TI de una pyme, que a menudo cuenta con un equipo muy reducido de profesionales, podrá dedicarse a actividades de innovación y de más valor, dejando en manos de los especialistas estas tareas.

En esta línea, un buen proveedor MPS debe ofrecer herramientas fiables para medir de forma precisa la infraestructura actual de la pyme. Solo de esta manera, el proveedor podrá proporcionar una reducción real de costes en un tiempo en el que monitorizar el rendimiento se traduce en mejora continua.

El tamaño de una organización no está reñido con su compromiso con el medio ambiente y la sostenibilidad es otro aspecto que se verá impulsado por un proveedor de servicios de impresión gestionados, ya que su principal objetivo es ayudar a las empresas –también a las más pequeñas– a imprimir menos.

David Alcaide
Director General de la división de ECG (European Channel Group)
Xerox España