Calidad de imagen y experiencia del cliente, claves en la digitalización documental

PFU (EMEA) Limited ha analizado las premisas que jugarán un papel más relevante en el sector de la digitalización documental para el año 2020. En este sentido, serán necesarias soluciones tecnológicas adecuadas que garanticen la seguridad, la adecuación del proceso a las normativas existentes y por supuesto la eficiencia del proceso. Teniendo esto cuenta, éstas son las tendencias en la digitalización de documentos en 2020:

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La calidad de imagen será primordial

Será de vital importancia poder capturar los datos de los documentos en papel de forma precisa, clara y eficiente. La calidad de imagen será por tanto la única forma de evitar errores en el proceso de captura de los datos y garantizar la eficiencia del proceso para no tener que revisar y teclear datos a mano.

Esta búsqueda de la máxima calidad de imagen seguirá siendo la parte más crítica en cualquier solución de escaneo que busque cierto grado de automatización. En 2020 veremos cómo mejora la calidad de imagen gracias al aprendizaje automático y la Inteligencia Artificial. La captura precisa de los datos contenidos en las imágenes requerirá ineludiblemente de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que, aunque es una tecnología sofisticada, no es infalible, especialmente cuando los documentos se han manipulado desde su generación hasta su digitalización. A medida que las tecnologías de Inteligencia Artificial y Machine Learning se vayan desarrollando en la industria, el OCR se convertirá en una solución mucho más eficiente. Los dispositivos podrán aprender de sus errores, lo que les permitirá capturar, leer e introducir datos en diferentes formatos de forma mucho más fiable.

Mayor atención a la experiencia de usuario

Las empresas, particularmente las del sector servicios, deberán asegurarse de proporcionar la mejor experiencia posible a sus clientes. Por ello la solución debe cuidar el diseño y la ergonomía para ahorrar espacio, quedar integrada en el entorno de trabajo, y permitir digitalizar los documentos de forma precisa, sencilla y rápida. Esto permitirá al personal poder permanecer en su puesto para atender bien al cliente y al cliente no tener que perder nunca de vista los documentos importantes. Del mismo modo, en caso de requerir la alimentación de varios documentos, la tarea de digitalización delante del cliente deberá de ser impecable, eliminando cualquier posibilidad de atasco, o que el documento original del cliente pueda dañarse. Todo esto combinado será lo que permita crear una experiencia satisfactoria para el usuario.

Integración con las soluciones existentes

Con tantos productos diferentes disponibles en el mercado, los CIO necesitan que estas soluciones puedan adaptarse e integrarse completamente y con total flexibilidad con las infraestructuras de TI que ya tiene la empresa, y tener la garantía de que podrán hacerlo con las futuras. Por esta razón, el sector de la digitalización documental en 2020 deberá construir servicios omnicanal, totalmente integrados, que puedan alinearse con las necesidades de sus clientes con una mínima interrupción, para los cuales muchos de los principales fabricantes ya estamos preparados.

La seguridad y el marco legal por encima de todo

En el proceso de digitalizarlos datos de papel proteger la seguridad es muy importante, y se deberá garantizar que no se pueda realizar un escaneado no autorizado y que el proceso esté protegido contra ciberataques. Para garantizar el cumplimiento de RGPD, hay que garantizar que tanto los usuarios que intervienen en el proceso de digitalización, captura de datos y archivo sean los adecuados, que tengan los permisos necesarios y que la infraestructura utilizada esté auditada por los sistemas y responsables de la empresa.

Es muy importante que en este año todas las empresas y organismos que estén envueltos en un proceso de digitalización se pongan en manos de los expertos del sector. Estos les ofrecerán una solución completa que les permitirá adaptarse a las necesidades a corto plazo, sin perder de vista la estrategia a largo plazo.