La importancia de la conectividad en la gestión documental

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Wolters Kluwer Tax & Accounting ha dado respuesta a las últimas tendencias en materia de gestión documental compartida con a3doc cloud, una solución que hace realidad los tres axiomas que rigen la estrategia del fabricante en este segmento: integración, productividad y colaboración.

La gestión documental compartida es una tendencia cada vez más presente en numerosas organizaciones que, indistintamente de su tamaño, abogan por establecer modelos de trabajo basados en la flexibilidad. Si su objetivo pasa por que el cliente se erija en el centro de cualquiera de sus estrategias, resulta fundamental contar con las herramientas adecuadas que faciliten una compartición adecuada de los documentos. Y, en este sentido, la nube ha supuesto un antes y un después en la transformación de la gestión documental.

Estas nuevas soluciones se caracterizan por fomentar el feedback inmediato entre asesor y cliente; por posibilitar que varios empleados puedan trabajar de manera simultánea y colaborativa; por garantizar el ahorro de costes y de espacio físico, puesto que la nube permite reducir los ámbitos destinados a la conservación de documentación; por realizar backups automáticos, con los que se desarrollan actualizaciones completas de la información almacenada; por controlar el flujo de trabajo, ya que el acceso a los documentos e informes se puede realizar desde cualquier equipo; y por garantizar la confidencialidad y seguridad, facilitando el acceso a los documentos encriptados en un entorno seguro.

En definitiva, un gestor documental ha de proporcionar a sus usuarios el mayor grado posible de conectividad. Ésta ha de basarse en tres pilares fundamentales: integración con el resto de herramientas y sistemas que utiliza el despacho profesional o la empresa; productividad, en el sentido de conexión con organismos oficiales (Hacienda y Seguridad Social, principalmente) y otros terceros, con la firma digital como gran protagonista; y colaboración, en todo lo que tiene que ver con compartición de documentación entre clientes y empleados.

a3doc cloud

La gran apuesta de Wolters Kluwer Tax & Accounting por este nuevo modelo de gestión documental tiene por nombre a3doc cloud. Se trata de un gestor documental colaborativo cloud y móvil que permite gestionar toda la documentación de un despacho, y compartirla e intercambiarla de forma bidireccional con los clientes, online y a través de una app, lo que mejora notablemente su autonomía y productividad. Con a3doc cloud el usuario puede realizar la presentación directa de impuestos y seguros sociales en solo dos pasos. Además, permite realizar la firma electrónica de los documentos con todas las garantías de validez y seguridad.

Esta herramienta se integra en la solución integral de gestión para despachos profesionales de Wolters Kluwer a3ASESOR y la solución de gestión laboral a3innuva | Nómina, facilitando su uso desde las distintas aplicaciones y con una única ficha de cliente, lo que mejora la eficiencia del despacho. También se puede integrar con cualquier aplicación externa mediante conectores API facilitados por el fabricante. Estas son, entre otras, las principales funcionalidades de a3doc cloud:

- Gestión documental: organiza, clasifica y almacena toda la documentación del despacho y la comparte con la Administración y sus clientes sacando partido de las ventajas propias de la tecnología cloud.

- Presentación directa de impuestos: en sólo 2 pasos, subida y respuestas AEAT - SILTRA de forma individual y masiva, y distribución automática para el cliente.

- Presentación de afiliaciones a la TGSS: realiza más de 30 trámites online con la TGSS y recibe respuesta inmediata sin salir del entorno a3ASESOR, como altas y bajas de trabajadores, o cambios de contrato.

- Firma electrónica: integra la firma electrónica para firmar y solicitar firmas de todos los documentos con total validez legal y seguridad.

Todo un caso de éxito

Uno de los ejemplos prácticos más significativos de la apuesta por estas nuevas propuestas tecnológicas es la protagonizada por el despacho Law & Lex, que implantó el gestor documental colaborativo a3doc cloud con un objetivo primordial: agilizar el trato y la gestión con sus clientes. El software de gestión documental compartida cambia la manera en la que los asesores se relacionan con sus clientes. El traspaso de información entre ambos se hace más eficaz y colaborativo, ya que asesor y cliente pueden trabajar sobre un mismo documento, con el ahorro de tiempo que esto representa. El software beneficia tanto al despacho como a su cliente, que optimiza y mejora su manera de trabajar.

Para Law & Lex resultaba crucial que el software fuera de gran utilidad también para sus clientes. “Ellos saben que su documentación está bien clasificada y protegida, y pueden hacer uso de ella cuando lo necesiten”, ha subrayado Jorge Largacha, Director de Administración del despacho. “El software es muy cómodo porque la información está indexada por temas como laboral y fiscal e incluso por meses, circunstancia que ahorra viajes y reuniones y aumenta la productividad”. Otro de los aspectos que ha valorado el despacho es que sus clientes pueden conectarse desde el teléfono móvil o la tablet gracias a una aplicación, de manera que si el cliente se encuentra de viaje o fuera de la oficina no se ralentiza el proceso. De la misma manera, le ha resultado muy cómodo saber que dispone de toda la información de la empresa desde cualquier lugar.

a3doc cloud permite proporcionar un servicio mejor y de más calidad al cliente, tanto si se trata de una empresa como de un trabajador autónomo que “fotografía la factura cuando la emite y la sube a la nube al instante”. En Law & Lex se complacen de ofrecer productos que hacen la vida más fácil a las personas con las que trabajan, ya que, como concluye Largacha, “si el cliente está contento, nosotros lo estamos también”.

Firma electrónica y certificado digital

La firma electrónica se ha convertido en una pieza esencial para el avance digital de la pyme, puesto que brinda una soluciín segura para la gestión documental. Además, fomenta la agilidad en la gestión de los procesos documentales, disminuye costes y tiempo, e incrementa el volumen de negocio.

Para dar respuesta a esta nueva realidad, Wolters Kluwer Tax & Accounting España ha sellado recientemente un acuerdo de colaboración con Ivnosys, empresa de referencia en soluciones de identidad electrónica y transformación digital, para incorporar su herramienta de firma electrónica y certificados digitales en sus soluciones a3innuva, a3ASESOR, a3EQUIPO y a3ERP. El propósito de esta alianza ha sido el de proporcionar inmediatez y seguridad a los trámites de despachos profesionales y empresas que se pueden realizar digitalmente, ahorrando tiempo y desplazamientos, factores especialmente importantes en estos momentos de crisis motivados por el COVID-19.

Con la integración en exclusiva de la plataforma IvSign de Ivnosys, Wolters Kluwer Tax & Accounting España se ha afianzado en su objetivo de ofrecer a despachos profesionales y empresas soluciones y servicios en la nube que impulsen su proceso de transformación digital. Los certificados digitales integrados en las soluciones de Wolters Kluwer Tax & Accounting España se custodian de forma centralizada en la plataforma ofreciendo seguridad y control. Este sistema permite gestionar y utilizar los certificados desde todos los dispositivos, en cualquier momento y lugar, realizar trámites con las Administraciones y firmar documentos a través de la firma cualificada, la única firma equivalente a una firma manuscrita. Todo ello supone un importante ahorro de tiempo, pero también de costes y la eliminación total del papel en un gran número de procesos.

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