Las aplicaciones de colaboración y de comunicación son las más usadas en las pymes

El uso de software es percibido como una herramienta útil para mejorar el rendimiento. Esa es la principal conclusión que se extrae de una encuesta que Capterra ha realizado a empleados de pymes españolas que trabajan con ordenadores, el 85% de los cuales afirma utilizar uno o varios programas incluidos en las categorías de software de colaboración, de comunicación, de gestión de proyectos y productividad, y de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo; apenas un 15% no hace uso de ninguno de ellos. Asimismo, más de la mitad de los que sí los usan aseguran hacerlo cada día.

El uso de estas herramientas puede aportar numerosos beneficios para los empleados y también para las empresas. Los encuestados destacan como principales ventajas el acceso más rápido a la información y tareas importantes (41%); mejor organización y colaboración del equipo (40%); mejor comunicación entre compañeros (39%); mejora de la gestión y la organización del tiempo (33%); y aumento de la eficiencia y la productividad (32%).

A pesar de los beneficios, los empleados de pymes españolas también identifican algunas desventajas como problemas técnicos o falta de fiabilidad (29%); sentirse más controlado por la empresa (25%); recibir demasiadas notificaciones o correos electrónicos de estas cuentas de software (25%); falta de privacidad (20%); y tiempo que se invierte en aprender a utilizar dichas herramientas (18%).

Impulso a la flexibilidad horaria y el trabajo en remoto

De acuerdo con el estudio, el 92% de empleados de pymes que utilizan alguna de las aplicaciones mencionadas creen que el uso de software contribuye a la flexibilidad horaria y del lugar de trabajo. El 70% opina que el software de colaboración es la herramienta que más contribuye a la eficacia del trabajo a distancia, y el 56% también encuentra útil el software de comunicación para el teletrabajo. Ambas categorías de software ofrecen funcionalidades que facilitan la comunicación en diferentes tareas y proyectos, el intercambio de archivos y la gestión de contenido.

Para lograr más flexibilidad horaria, los encuestados consideran que el software de comunicación (42%) y el software de seguimiento del rendimiento y gestión del tiempo (41%) son los más útiles. Por otro lado, para medir el rendimiento de los empleados en base a sus objetivos cumplidos, los sistemas de evaluación del desempeño funcionan especialmente bien.

El 34% de empleados que utilizan alguno de los softwares ya mencionados cree que su empresa tiene previsto invertir este año en programas que permitan mayor flexibilidad laboral, el 35% no cree que invertirá y otro 32% no sabe si su empresa tiene previsto invertir este año en programas que permitan más flexibilidad. Entre los encuestados que trabajan en empresas abiertas a invertir en software, un 76% cree que su empresa debería invertir más en software para lograr más flexibilidad.

El uso de tecnología en el trabajo puede ayudar mucho a la flexibilidad, pero también puede suponer un mayor control sobre las tareas de los empleados. Aun así, el 85% del total de empleados encuestados aceptaría un mayor control sobre sus tareas si eso supusiera mayor flexibilidad en su trabajo.

 Sin embargo, surge el interrogante de cuáles serían los efectos negativos que los empleados perciben al ser supervisados con mayor frecuencia en sus tareas. Según la encuesta, los tres efectos negativos más destacados son: un aumento en el nivel de estrés (46%), una invasión de su privacidad (34%) y una disminución de su confianza en la empresa (23%). Por otro lado, un 20% de los participantes considera que un aumento en la supervisión no tendría repercusiones negativas en su trabajo.