Claves para manejar con seguridad las comunicaciones por email en vacaciones

Tanto si es por vacaciones como por viaje de negocios, es habitual crear una respuesta automática de fuera de la oficina con el fin de mantener la continuidad de negocio. Sin embargo, es crítico recordar que algunos de los correos que llegan a tu buzón de entrada podrían venir de cibercriminales que buscan hacerte daño, y los detalles que facilitas podrían ser utilizados para fines maliciosos. Proofpoint ha elaborado un breve listado de consejos que te ayudarán a balancear mejor entre los parámetros de productividad y seguridad de tu empresa.

Comparte la menor cantidad posible de detalles

Cuando redactes tus mensajes de fuera de la oficina, ten en cuenta qué personas necesitan saber realmente que estás ausente. No debería haber ningún problema en que tus contactos profesionales más cercanos sepan que estás de vacaciones, pero ¿qué pasaría si tu respuesta le llegase a un cibercriminal que tratase de robar datos de tu organización? Lo mejor es evitar compartir la siguiente información en respuestas automáticas: tu número de teléfono directo, o el de tu jefe y tus colaboradores; los números personales de teléfono móvil; nombres, cargos y direcciones de correo de otros miembros de tu organización; y fechas y detalles concretos sobre tu ausencia

Da respuestas separadas a correos internos y externos

Algunas herramientas de correo te permiten ajustar tus respuestas de fuera de la oficina dependiendo del origen del mensaje entrante. Puedes fiarte más de dar el nombre de la persona que te cubre en tu ausencia o su extensión en aquellas respuestas que lleguen a personas de tu organización. Sin embargo, aún en estos casos, deberías evitar ofrecer ningún tipo de información personal, como por ejemplo los números de teléfono móvil de tus compañeros de trabajo.

Para las respuestas externas, revela la menor cantidad de datos posible, o plantéate incluso no poner un mensaje de fuera de la oficina para ellos, particularmente si vas a estar fuera durante poco tiempo.

Gestiona la “necesidad de información” antes de irte

No dependas exclusivamente de las respuestas de fuera de la oficina para dar las indicaciones adecuadas a las personas de dentro o de fuera de tu organización con las que tratas habitualmente. Antes de salir de la oficina, haz una lista de las personas con más probabilidad de que te contacten para temas sensibles, ponte en contacto con ellas y hazles saber dónde estarás, cómo podrán localizarte en caso de emergencia y las personas que estarán al mando durante tu ausencia. Además, avisa a los contactos apropiados para que te alerten sobre cualquier petición relacionada con transacciones financieras o con la transmisión de datos sensibles mientras estás ausente.