El 42% de las pymes carecía de las herramientas necesarias para teletrabajar

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El coronavirus tomó por sorpresa a las pymes españolas, con 4 de cada 10 que no tenía el software que requieren sus empleados para el trabajo remoto y un 74% que tiene que utilizar su equipo personal para ello. El 67% de los empleados utiliza software en la nube para trabajar a distancia, siendo las herramientas para videoconferencias las más utilizadas.

El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones, que necesitan en muchos casos herramientas para teletrabajar específicas. En este contexto, Capterra ha realizado una encuesta a empleados de pequeñas y medianas empresas para conocer su estado actual con respecto al teletrabajo, de la que se desprende que el 42% de las pymes no tenía las herramientas necesarias para que los empleados pudieran teletrabajar. Este segmento tuvo que adquirir (31%) o planificar la compra (11%) de software específico para ello. A su vez, las pymes tampoco estaban preparadas en cuestión de equipo, ya que el 76% de los participantes que realiza teletrabajo lo hace con su propio portátil u ordenador de mesa y únicamente un 24% tiene uno de la empresa.

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Aunque el 58 % de los encuestados ya tenía el software necesario para trabajar a distancia previo, el segmento que no estaba preparado sigue siendo un porcentaje muy alto. Si el uso de software en la nube en las pymes ya estaba en auge, ahora ha incrementado su importancia gracias a la variedad de herramientas y utilidades que presenta, especialmente las diseñadas para la comunicación y trabajo en equipo. Un 67% de los participantes indica que utiliza de manera parcial (43%) o total (24%) software en la nube.

Para una empresa es más sencillo adquirir un servicio o software en la nube para que los empleados accedan a él utilizando un navegador, en vez de que tengan que descargar o instalar un programa. Una opción conveniente especialmente si se trabaja de manera remota. Aun así, el software instalado en el ordenador sigue predominando para el trabajo a distancia, utilizado por el 74% de los participantes, ya sea de manera parcial (43%) o total (31%).

Las actividades del día a día que antes eran sencillas, como revisar un proyecto con el equipo en una sala de reuniones y discutir las acciones a seguir, ahora se han vuelto más complejas. Las indicaciones o mensajes se pueden interpretar distinto, por eso es esencial contar con herramientas de comunicación y organización que faciliten el proceso. Las herramientas que están ascendiendo notablemente durante esta crisis son las que permiten las videoconferencias y conferencias web. El software de gestión de proyectos también ha ganado terreno, ya que es una herramienta indispensable para tener un control del progreso de las tareas, recursos, disponibilidad de empleados y demás elementos que conlleva un proyecto.

A su vez, la comunicación entre equipos y una óptima colaboración a distancia son retos del teletrabajo al que se enfrentan las organizaciones. Por este motivo, las herramientas para trabajar en equipo y las herramientas de colaboración son de las más utilizadas en esta época del coronavirus. De cara a la comunicación externa, las herramientas de email marketing y el software de servicio al cliente sigue siendo fundamental para atender y resolver los problemas a los que los clientes se enfrentan.

Trabajar a distancia presenta una serie de nuevos retos que normalmente no se encuentran en las oficinas. El desafío general del teletrabajo en las pymes es acostumbrarse a la nueva forma de comunicación, ya sea con los compañeros de trabajo (43%) o relacionarse con los clientes (41%). Esto también influye en la planificación y gestión de proyectos (40%).