Una pyme podría ahorrar hasta un 30% conociendo todos sus gastos de impresión

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El presupuesto destinado a impresión suele ser abultado, pese a lo cual, un 52% de las pequeñas y medianas empresas en España desconoce esta partida de gasto. Brother ha elaborado una Guía sobre los costes ocultos de la impresión, recopilando información de distintas fuentes, y con el objetivo de que las pymes conozcan cuánto gastan en impresión y qué pautas pueden llevar a cabo para reducirlos.

Para Brother, una correcta gestión de los procesos de impresión podría proporcionar ahorros de entre el 10% y el 30% del presupuesto de impresión que tenga la empresa. La clave consiste en gestionar de forma eficiente el material impreso, evitando el exceso de páginas impresas y limitando los procesos de impresión a color o con configuraciones de alta calidad a los casos estrictamente necesarios. De hecho, cada empleado se deja olvidados en la impresora unos 600 folios al año de media, lo que supone un desperdicio evitable.

Con el fin de conseguir una impresión más eficiente, Brother propone soluciones que consisten en implementar medidas que requieren que el usuario se encuentre próximo al equipo en el momento de imprimir, con el objetivo de evitar la acumulación de documentos impresos. Esas medidas incluyen, entre otras, obtener un permiso por usuario para la identificación en el propio equipo mediante una clave PIN o una tarjeta NFC. Además, permite establecer una configuración predeterminada de ahorro que limita automáticamente el volumen de impresiones a color, a una sola cara y de alta resolución para evitar gastos innecesarios.

Según la Guía de Brother, otro de los problemas habituales en las pequeñas empresas se refiere a la propia tarea de la gestión de posibles necesidades de reparación de las impresoras, ya que habitualmente esta tarea recae en el propio director general o en el propietario del negocio, que suma una responsabilidad más a las exigencias de su cargo. Pues bien, hasta un 29% de las impresoras antiguas permanecen guardadas en el almacén como equipos de sustitución en caso de avería, lo que supone una dedicación extra de tiempo y espacio. Como solución a este tipo de problemas, la compañía propone la contratación de servicios gestionados de impresión, cuyas principales características son instalación y configuración personalizada del parque de impresión, asesoramiento gratuito para la elección del equipo más adecuado, asistencia técnica “in situ”, gestión centralizada a través de una plataforma cloud para controlar y obtener información completa acerca del uso de las impresoras, volúmenes y costes, y gestión de los procesos de impresión en distintas localizaciones (tanto en oficinas como en el domicilio de los empleados).

Los servicios gestionados de impresión permiten tener un parque de impresión actualizado, ya que se renueva cada cinco años, con dispositivos hasta un 36% más eficientes energéticamente que sus antecesores. Los equipos más antiguos siguen consumiendo entre el 30% y el 40% de su gasto máximo de energía durante su inactividad, mientras que los más modernos añaden nuevas funcionalidades, como el modo reposo, que consiguen reducir considerablemente el consumo de electricidad cuando la impresora no se está utilizando, lo que repercute directamente en la reducción de la factura de la luz.