Los servicios gestionados de impresión pasan a medirse por resultados de negocio

El mercado de los servicios gestionados de impresión está entrando en una nueva etapa. Según el informe Managed Print Services Landscape 2026 de Quocirca, las empresas están desplazando sus prioridades desde la optimización del parque de impresión hacia objetivos más amplios de transformación digital y modernización de procesos documentales.

La consultora concluye que los clientes esperan cada vez más que los proveedores de servicios gestionados de impresión (MPS) actúen como socios estratégicos capaces de ayudarles a conectar flujos de trabajo físicos y digitales, automatizar procesos, mejorar la seguridad y acelerar iniciativas de digitalización.

"Los servicios gestionados de impresión están experimentando una transición fundamental desde la gestión operativa de la impresión hacia la habilitación estratégica del negocio", señala Louella Fernandes, directora general de Quocirca. “A medida que aumentan las expectativas de los clientes, los proveedores deberán responder con servicios de consultoría y propuestas claramente alineadas con objetivos empresariales concretos”.

 

El negocio ya no se mide por impresoras gestionadas

Durante años, los contratos de servicios gestionados de impresión se centraron principalmente en controlar costes, optimizar consumibles y reducir incidencias técnicas. Sin embargo, Quocirca observa un cambio profundo en los criterios de decisión de los clientes.

Para los clientes, el valor de un proveedor ya no reside únicamente en mantener los equipos funcionando, sino en contribuir a objetivos de negocio más amplios. Actualmente, el principal factor que influye en la renovación o contratación de servicios MPS es la capacidad del proveedor para ofrecer resultados de negocio medibles, una prioridad señalada por el 32% de las organizaciones encuestadas. Esta variable ya supera a otros elementos tradicionalmente determinantes, como la transparencia de los costes del servicio (29%) o los indicadores de rendimiento operativos (28%).

La investigación muestra además que las organizaciones están dispuestas a modificar la forma en que contratan estos servicios. El 76% afirma que aceptaría pagar más por modelos basados en resultados verificables si estos aportan beneficios concretos como una mayor eficiencia documental, incremento de la productividad de los empleados, reducción de riesgos de seguridad o mejoras medioambientales medibles.

Este dato refleja un cambio significativo en la evolución del mercado, donde los contratos vinculados únicamente al volumen de impresión pierden protagonismo frente a propuestas centradas en el impacto empresarial generado.

 

La digitalización y la IA se convierten en la gran oportunidad

El informe identifica la digitalización documental como una de las áreas de crecimiento más importantes para los proveedores de servicios gestionados. El interés por servicios de escaneo, captura documental y digitalización ha crecido del 68% registrado en 2025 hasta el 84% actual.

La tendencia responde a la necesidad de integrar documentos físicos dentro de procesos digitales, automatizar la gestión de la información y reducir la dependencia del papel en los entornos de trabajo.

Según Quocirca, los proveedores que logren combinar digitalización, extracción automatizada de datos, clasificación inteligente de documentos, integración con aplicaciones empresariales y servicios de seguridad estarán especialmente bien posicionados para capturar esta nueva demanda.

Uno de los cambios más relevantes detectados por la consultora es el creciente protagonismo de la inteligencia artificial dentro de las decisiones de compra. Por primera vez, las capacidades y conocimientos relacionados con IA aparecen como el criterio más importante para seleccionar un proveedor de servicios gestionados de impresión.

Esta evolución refleja cómo las organizaciones buscan cada vez más automatizar procesos documentales, extraer conocimiento de la información que gestionan y optimizar flujos de trabajo mediante tecnologías inteligentes. La IA deja así de percibirse como un complemento para convertirse en un elemento central de la estrategia de transformación documental.

 

El canal necesita evolucionar más rápido

El cambio afecta directamente al ecosistema de partners y distribuidores especializados. Según el estudio State of the Channel 2026, gran parte del canal continúa dependiendo de modelos de negocio centrados en dispositivos físicos, mientras el mercado avanza hacia servicios, automatización y software.

Quocirca considera que el desafío principal ya no es comprender hacia dónde evoluciona el mercado, sino acelerar la transformación interna para aprovechar plenamente las nuevas oportunidades que generan la digitalización, la nube y la inteligencia artificial.