Acepto

COOKIES

Esta web utiliza cookies técnicas, de personalización y de análisis, propias y de terceros, para anónimamente facilitarle la navegación y analizar estadísticas del uso de la web. Obtener más información

Decálogo para realizar reuniones virtuales más productivas

  • Al día

Blue Jeans videoconferencia

El teletrabajo ha hecho que se dispare la celebración de videoconferencias, que en ocasiones no resultan lo fructíferas que se desearía. Invitar los asistentes adecuados, preparar una buena agenda, organizar reuniones breves, activar la cámara y utilizar las herramientas colaborativas disponibles son algunas recomendaciones para aprovecharlas al máximo.

Los últimos estudios e investigaciones nos indican que las reuniones remotas son las reuniones peor gestionadas, menos participativas y aquellas en las que la concentración de los asistentes se pierde más y más rápido. Además, se clasifican entre las más ineficientes. Pues bien, teniendo en cuenta que en tiempos de coronavirus pasamos gran parte de nuestra jornada de videoconferencia en videoconferencia, Marc Torné, BDM Collaboration de Maverick AV Solutions, propone revisar cómo son nuestras reuniones y tratar de hacerlas más productivas, y ofrece una serie de consejos para alcanzar ese objetivo:

Recomendados: 

WEBINAR >> Teletrabajo: productividad, flexibilidad y seguridad a pleno rendimiento Registro 

WEBINAR >> Autenticación y gestión de identidades, el nuevo perímetro de seguridad Registro

--No Invitemos a gente de más

La calidad de las reuniones cae en picado a medida que el número de asistentes aumenta. No estar invitado a una reunión es una de las cosas que más nos suele molestar, pero debemos cambiar nuestra mentalidad y pensar en respetar el tiempo de nuestros compañeros, para que ellos lo hagan con el nuestro. Como las reuniones remotas se pueden grabar y reproducir más rápidamente, mantengámosles en el hilo enviándoles la grabación.

--Preparemos una agenda

Preparar una agenda con las preguntas a responder ayudará a centrar la reunión y nos permite saber mejor quién tiene que estar presente.  Naturalmente deben ser las personas relevantes a las preguntas. La mejor manera de saber si se ha conseguido el objetivo de la reunión es ver si hemos podido responder a las preguntas que nos habíamos hecho.

--Duración

Es importante que las reuniones duren el tiempo estrictamente necesario para que no se generen situaciones de estrés ni frustraciones. Además, se calcula que nuestra capacidad de atención baja exponencialmente a partir de los 45 minutos. Las reuniones de 15 a 20 minutos pueden ser igual de efectivas.

--Moderación Activa

La clave es hacer partícipes a los asistentes y tratar de asegurarnos de que todo el mundo pueda contribuir. Moderar o animar una reunión implica además gestionar conflictos, gestionar tiempos, capturar información en forma de actas para su seguimiento posterior, etc. Por eso conviene apoyarse en otros participantes y asignar papeles y tareas antes de empezar.

--Silenciar nuestro micrófono cuando no hablamos

Silenciándonos evitamos ruidos molestos y contribuimos a la claridad del mensaje del que habla en ese momento.

--Fomentar el uso de la cámara

Queremos que los asistentes estén completamente involucrados, activos y participativos y no realizando múltiples tareas: contestando el correo, navegando por la web, etc. Activando el vídeo mejoraremos mucho la comunicación y evitaremos malentendidos. Dejándonos ver y gracias al lenguaje no verbal, aumentaremos muchísimo la probabilidad de realizar una reunión efectiva.

--Usar herramientas colaborativas

Durante las reuniones es importante utilizar las herramientas colaborativas y tecnológicas con las que contamos, ya que incentiva una mayor participación y dinamiza el intercambio de ideas. Algunas de estas herramientas son chat, pizarras y encuestas.

--Buenas prácticas

Hay toda una serie de buenas prácticas que nos ayudarán a que la reunión pueda funcionar. Si no hay vídeo, decir nuestro nombre al empezar de hablar es conveniente; probar que todo funciona e intentar conectarnos unos minutos antes por si acaso hubiera que resolver alguna incidencia; ser puntuales; evitar entrar en conversaciones de grupo; no capitalizar la reunión; evitar los monólogos, etc. Y, ante todo, no pisar la palabra a otro, escuchar y dejar hablar.

--Empezar y acabar las reuniones bien

Todos los participantes deben tener muy claro el motivo de la reunión, por qué y para qué, y la agenda de la reunión. Saber lo que pasará después es igual o más importante que la misma reunión. Tener claras las acciones y las responsabilidades.

--Recoger opiniones y sugerencias

Toda contribución constructiva nos ayudará a organizar reuniones más efectivas en un futuro.